Gestión de visitas y contratas en el control de accesos: cómo organizarla
Respuesta rápida
Trata a las visitas como usuarios temporales: regístralas antes de que lleguen, dales una credencial que solo abra lo necesario y caduque sola, y recoge únicamente los datos imprescindibles. Así recepción deja de apuntar nombres en un libro y sabes en todo momento quién está dentro.
Los tres tipos de visitante
- Visita puntual (cliente, candidato, técnico): viene una vez, a ver a una persona.
- Proveedor recurrente (mensajería, limpieza, mantenimiento): viene a menudo, en horarios previsibles.
- Contrata (personal de otra empresa que trabaja en tus instalaciones): acceso prolongado y, normalmente, ligado a documentación de prevención de riesgos.
Cada uno necesita un circuito distinto. El error más común es resolverlos todos con «la tarjeta de visitas» que nunca se devuelve.
Un circuito que funciona
- Preregistro. Quien recibe la visita la da de alta con fecha y hora. Recepción ya sabe a quién espera.
- Credencial temporal. Un QR enviado por correo o una tarjeta entregada en recepción, válida solo ese día y para las puertas necesarias.
- Llegada. Se comprueba la identidad, se avisa al anfitrión y se entrega información básica (normas, evacuación).
- Estancia. Acompañada o autónoma según la zona.
- Salida. Se registra y la credencial caduca. Si no se registra, el sistema debe avisar.
Proveedores y contratas
- Credenciales nominales, no genéricas: «limpieza 1» no dice quién entró.
- Permisos limitados a su franja horaria y a sus zonas.
- Caducidad ligada al fin del contrato o de la documentación exigida.
- En industria, esto se coordina con la gestión documental de contratas: ver control de accesos en naves industriales.
Qué datos se pueden pedir
El registro de visitas es un tratamiento de datos personales sujeto al RGPD. En la práctica:
- Pide lo mínimo: nombre, empresa, a quién visita y hora. Evita fotocopiar documentos de identidad si basta con comprobarlos.
- Informa en recepción (cartel o pantalla) de quién es el responsable, para qué se usan los datos y cuánto se conservan.
- Fija un plazo de conservación corto y bórralos al vencer.
Lo desarrollamos en protección de datos en el control de accesos.
Errores habituales
- Libro de visitas en papel a la vista de todos: cada visitante lee los datos de los anteriores.
- Tarjetas de visita genéricas con acceso a todo el edificio.
- No saber, ante una evacuación, cuántas visitas hay dentro.
Si tu recepción tiene pasillos motorizados o tornos, el circuito de visitas debe diseñarse a la vez que ellos.
Preguntas frecuentes
¿Se puede pedir el DNI a las visitas?
Se puede comprobar la identidad cuando hay una razón de seguridad, pero conservar copia del documento suele ser excesivo. Aplica el principio de minimización y consulta a tu asesor de protección de datos.
¿Sirve un QR para dar acceso a visitas?
Sí, es práctico porque se envía antes de la llegada y caduca solo. Como puede reenviarse, conviene limitarlo a zonas de bajo riesgo y comprobar la identidad en recepción.
Fuentes consultadas
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico ni al proyecto técnico de cada instalación. La normativa puede cambiar: comprueba siempre el texto vigente en la fuente oficial.