Métodos de fichaje comparados: terminal, tarjeta, móvil, web o papel
Respuesta rápida
Si tu plantilla trabaja en un sitio fijo, un terminal con tarjeta en la entrada es lo más fiable y rápido. Si trabaja fuera o en remoto, una aplicación móvil o web. Muchas empresas necesitan combinar ambos sobre el mismo software. El papel es legal, pero difícil de defender como registro fiable.
Comparativa
| Método | Dónde encaja | Ventajas | Límites |
|---|---|---|---|
| Terminal con tarjeta o llavero | Oficina, tienda, taller, nave | Rápido, sin móvil personal, difícil de olvidar | Solo en el centro; tarjetas prestables |
| Terminal con PIN | Plantillas pequeñas | Sin material que repartir | El PIN se comparte con facilidad |
| Tablet compartida | Comercios, hostelería | Barata, flexible | Requiere identificación (PIN, tarjeta) |
| App móvil | Comerciales, obras, reparto | Ficha en cualquier lugar | Depende del móvil; debate sobre uso del dispositivo personal |
| Web en el ordenador | Oficinas, teletrabajo | Sin instalación | Solo para puestos con ordenador |
| Papel | Microempresas | Coste nulo | Poco fiable, sin trazabilidad, laborioso |
| Biometría (huella, facial) | Muy pocos casos | Impide el fichaje por otro | Muy difícil de justificar ante la AEPD |
Terminal en la pared
Es el «reloj de fichar» de siempre, actualizado. La persona acerca su tarjeta al entrar y al salir. Funciona aunque se caiga Internet (guarda los fichajes y los envía después) y no obliga a nadie a usar su móvil personal. Necesita alimentación, red y un sitio lógico: junto a la entrada o al vestuario, no al fondo de la oficina.
Puede ser el mismo lector que abre la puerta: ver control de accesos.
App móvil y web
Imprescindibles para quien no pasa por el centro de trabajo. A decidir:
- ¿Móvil personal o de empresa? Imponer una aplicación en el teléfono personal genera conflictos. Conviene ofrecer alternativa (terminal, web o dispositivo de empresa).
- ¿Con geolocalización? Solo en el instante del fichaje, informando antes y sin seguimiento continuo. Lo vemos en fichaje en teletrabajo y movilidad.
Papel y hojas de cálculo
La norma actual no los prohíbe, pero el criterio es que el registro sea fiable y no manipulable a posteriori. Una hoja que cualquiera puede editar sin dejar rastro lo cumple mal. Además, hay un proyecto para exigir registro digital: ver estado de la norma.
Biometría
Es el método que mejor evita que un compañero fiche por otro, y por eso se vendió durante años. Desde la guía de la AEPD de noviembre de 2023 es un tratamiento de alto riesgo que casi nunca supera el juicio de necesidad. Detalle en ¿se puede fichar con huella?.
Cómo elegir
- ¿Dónde empieza y acaba la jornada de cada grupo? Centro fijo → terminal. Fuera → app o web.
- ¿Hay turnos y pausas que controlar? Asegúrate de que el software los gestiona.
- ¿Necesitas llevar los datos a nóminas? Pregunta por la exportación o integración.
- ¿Cuánta gente ficha a la vez? En cambios de turno, un solo terminal forma cola.
Y el fraude entre compañeros
Sin biometría, se combate con medidas organizativas: tarjeta personal e intransferible recogida en la política interna, terminal a la vista, revisión de patrones anómalos y, si se justifica, doble factor (tarjeta + PIN).
Instalamos terminales y configuramos el software en toda la Comunitat Valenciana: control horario.
Preguntas frecuentes
¿Se puede obligar a instalar una app en el móvil personal?
Es una cuestión discutida y hay resoluciones judiciales contrarias a imponerlo. Lo prudente es ofrecer una alternativa que no dependa del teléfono personal.
¿Puedo combinar terminal y app?
Sí, y es lo habitual: terminal para quien trabaja en el centro y app o web para quien trabaja fuera, sobre el mismo software.
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico ni al proyecto técnico de cada instalación. La normativa puede cambiar: comprueba siempre el texto vigente en la fuente oficial.