Registro de jornada: qué exige la ley a tu empresa
Respuesta rápida
Todas las empresas deben registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. No hacerlo es una infracción grave.
De dónde sale la obligación
Del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y exigible desde el 12 de mayo de 2019. Dice, en esencia, tres cosas:
- La empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
- El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
- La empresa conserva los registros cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
A quién se aplica
A todas las empresas con personal por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño o sector, y a toda la plantilla, incluido el personal móvil, comercial y en teletrabajo. La guía del Ministerio de Trabajo recoge las particularidades (por ejemplo, alta dirección o relaciones laborales especiales con regulación propia).
Además, siguen vigentes dos registros específicos del propio Estatuto: el de las personas contratadas a tiempo parcial (artículo 12.4.c) y el de las horas extraordinarias (artículo 35.5).
Qué tiene que constar
- Como mínimo, hora de inicio y hora de fin de cada día.
- La ley no obliga a anotar las pausas, pero si no se registran puede presumirse que todo el tiempo entre entrada y salida es de trabajo. Lo habitual es registrar también las interrupciones que no son tiempo efectivo.
En qué formato
La norma vigente no impone un formato. Según la guía del Ministerio, vale cualquier sistema —papel o digital— que proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. Ese es el criterio con el que se valora un registro. Hay un proyecto para hacerlo obligatoriamente digital: ver registro horario digital.
Quién puede consultarlo
- Cada persona trabajadora, su propio registro.
- La representación legal de los trabajadores.
- La Inspección de Trabajo, en el centro de trabajo y en el momento de la visita.
«A disposición» significa accesible de forma inmediata, no que haya que entregar copias periódicas a todos (salvo lo previsto para el tiempo parcial y las horas extraordinarias).
Qué pasa si no se cumple
La LISOS tipifica como infracción grave la transgresión de las normas sobre registro de jornada (artículo 7.5). En la redacción que hemos consultado, la multa va de 751 a 7.500 euros según el grado (artículo 40). Comprueba siempre las cuantías vigentes en el texto consolidado.
Además, un registro inexistente o poco creíble debilita a la empresa en cualquier reclamación de horas extraordinarias.
Protección de datos
El registro es un tratamiento de datos personales. Su base es la obligación legal, así que no requiere consentimiento, pero sí informar a la plantilla, limitar el acceso y no usar los datos para otros fines. Si se quiere usar biometría, lee antes ¿se puede fichar con huella?.
Cómo ponerlo en marcha
- Elige el método de fichaje que encaja con tu forma de trabajar.
- Consulta a la representación de los trabajadores, si existe, y deja por escrito las reglas.
- Informa a la plantilla.
- Revisa cada mes que se ficha de verdad (errores frecuentes).
Si quieres que te lo dejemos funcionando, este es nuestro servicio de control horario.
Preguntas frecuentes
¿Vale una hoja de firmas en papel?
La norma vigente no la prohíbe, pero el registro debe ser fiable y no manipulable. Las hojas con la misma hora todos los días o firmadas a final de mes no cumplen ese criterio.
¿Tienen que fichar también los directivos?
Con carácter general sí, salvo el personal de alta dirección con relación laboral especial. Los mandos intermedios y cargos de confianza con contrato ordinario deben registrar su jornada.
¿Hay que dar copia del registro al trabajador?
El registro general debe estar a su disposición. Sí hay entrega periódica obligatoria en los contratos a tiempo parcial y en el resumen de horas extraordinarias.
Fuentes consultadas
Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento jurídico ni al proyecto técnico de cada instalación. La normativa puede cambiar: comprueba siempre el texto vigente en la fuente oficial.