Diez errores frecuentes en el registro de jornada y cómo evitarlos

El criterio con el que se valora un registro, según la guía del Ministerio de Trabajo, es que la información sea fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. Estos son los fallos que más lo comprometen.

1. Horas idénticas todos los días

Entrada a las 9:00 y salida a las 18:00, clavadas, toda la plantilla, todo el año. Nadie llega siempre a la misma hora: ese registro refleja el horario teórico, no la jornada real. Solución: que se registre la hora real en el momento.

2. Rellenarlo a final de semana o de mes

Un registro reconstruido de memoria no es un registro diario. Solución: fichaje en el momento y revisión periódica de quién no ficha.

3. Que fiche otra persona

El encargado que rellena por todos, o el compañero que pasa dos tarjetas. Solución: credencial personal, terminal a la vista y política interna clara. La biometría no es la respuesta: ver fichar con huella.

4. Corregir sin dejar rastro

Los olvidos existen y hay que poder corregirlos, pero debe quedar constancia de quién corrigió, cuándo, el valor anterior y el motivo. Solución: un sistema con historial de modificaciones.

5. No registrar a parte de la plantilla

Comerciales, mandos intermedios, teletrabajo o personal de fin de semana. Solución: la obligación alcanza a toda la plantilla (a quién se aplica); usa un método adecuado a cada grupo (movilidad y teletrabajo).

6. Ignorar las pausas

Si no se registran, puede entenderse que todo el tiempo entre entrada y salida es de trabajo. Solución: definir qué pausas no son tiempo efectivo y registrarlas.

7. Que el registro no cuadre con las horas extra

Fichajes de diez horas diarias y ninguna hora extraordinaria en nómina. Solución: revisar mensualmente los excesos y compensarlos o abonarlos; el Estatuto exige además un registro y un resumen específico de horas extraordinarias.

8. No poder enseñarlo en el momento

El registro debe estar disponible en el centro de trabajo cuando lo pida la Inspección, no «en la gestoría». Solución: acceso inmediato a los datos y a su exportación.

9. No conservarlo cuatro años

Cambiar de programa y perder el histórico, o destruir las hojas al cerrar el ejercicio. Solución: exportar y archivar antes de cualquier cambio de sistema.

10. No haber informado ni consultado

La organización del registro requiere, a falta de convenio o acuerdo, consulta previa con la representación de los trabajadores, y la plantilla debe conocer el sistema y el uso de sus datos. Solución: un documento breve con las reglas, entregado a todos.

Una revisión mensual de cinco minutos

1. ¿Hay personas sin fichajes algún día laborable?
2. ¿Hay entradas sin salida?
3. ¿Hay jornadas sospechosamente idénticas?
4. ¿Cuántas correcciones manuales ha habido y de quién?
5. ¿Hay excesos de jornada sin compensar?

Un sistema digital bien configurado hace estas comprobaciones por ti. Si quieres ponerlo en marcha, este es nuestro servicio de control horario.